как все успевать

Когда-то я смотрел на управление временем через призму консультанта и бизнес-тренера (в 2011-м на канале «Успех ТВ» даже вышел с моим участием телевизионный тренинг на эту тему). Сейчас тоже случаются проекты, в которых тайм-менеджмент рассматривается, как инструмент достижения целей и улучшения показателей. Но в этой статье я хотел бы откликнуться на вопросы своих клиентов, которые приходят ко мне, как к психологу: «почему ничего не успеваю?».

Успевать много или как побороть «ничего не успеваю»

Разве не знакомый вопрос? В нашей жизни иногда бывают периоды, когда думается «почему я не кварцевые часы – почему не успеваю за временем?». Дел бывает так много, что хочется растянуть сутки до 36 часов. Знание простых методов тайм-менеджмента помогает решить большинство проблем с нехваткой времени. Ну, или облегчить ситуацию.

Психологические ловушки тайм-менеджмента

Упомяну лишь основные негативные установки (если просто, «установка» — неосознанное отношение к чему-либо, предрасположенность, стойкое мнение и т.д.), которые «отнимают» у нас время:

  • «нужно все делать идеально»
  • «жизнь еще длинная — успею»
  • классическая — «начну с понедельника ( с нового года, на пенсии…)»
  • «зачем записывать? я же все помню…»

Слышите, как большинство из них звучат голосами родителей или «общества»? Эти, иногда полезные, но некритично воспринятые «советы» влияют на всю нашу жизнь. И определяют наши поступки, а также отношение с другими людьми. Например, опоздание на полчаса для приятеля неприемлемо. А вы можете это себе позволить: «пробки, мегаполис…».

Это часто неосознанно воспринятые «нормы», которые нужно серьезно пропустить через себя, чтобы выделить полезное именно для вас, наделить индивидуальным смыслом. За этим и ходят к психологу.

Сходили, «прочистились», подняли уровень осознанности… Теперь о простых приемах, которые позволят перейти от «ничего не успеваю» к «успеваю многое».

Принципы или правила тайм-менеджмента

Постараюсь в двух словах передать суть тайм-менеджмента: «учет и управление». Мало? хотите еще? Пожалуйста: «действуйте, исходя из целесообразности». А проще – расставляйте приоритеты. Разделяйте и властвуйте управляйте.

Методы тайм-менеджмента

В действительности, методов, которые помогли бы вам эффективнее управлять своим временем, не так много. И они довольно просты.

Наличие цели, которая мотивирует

жизненные целиПоездка на отдых в интересную страну… Домик в деревне…в Испании… Научиться писать маслом… Сдать квартальный отчет или завершить дипломную работу… Создать самую известную рок-группу… Все это цели. Одни цели спущены нам кем-то, другие мы ставим сами себе. Но все они требуют напряжения сил, т.е. вызывают мотивацию к действию.

Да, мотивация может быть по типу «избегания». Например, вот тот самый квартальный отчет. Он нам зачем? Правильно, не вылететь с работы. А чем нам полезно «не вылететь с работы»? Правильно, вкусно покушать, что-то себе купить или самому стать начальником через пару лет. Каждому свое. Но, что важно, за, казалось бы, негативной целью, стоит положительная. Та, что ближе к телу.

Вот поэтому очень важно научиться ставить цели, к которым хочется стремиться. Или уметь видеть в повседневных задачах светлое, ради которого хочется что-то делать.

Успевать много помогает план

Планируйте свой рабочий день. Планируйте свой отдых. Планируйте свою жизнь. Планируйте даже поездку к любимой бабушке. Если вы хотите успевать много – планируйте. Реально, простой список «to do» значительно увеличивает количество дел, которые вы можете успеть.

план

Лист в блокноте, заполненный вечером. Приложение в смартфоне. Стикеры на холодильник. Выбирайте любой способ. Управляйте своей жизнью!

Действовать по плану можно равномерно или скачкообразно. Об этом чуть ниже.

 

Расстановка приоритетов и осознанность

Все в нашей жизни можно распределить по 3-4 секторам или «корзинам». Первая «корзина» — то, что, действительно, движет нас к той самой заветной цели. Вторая – «неизбежное зло» или «повседневная рутина». Третья – «приятности/расслабуха».

Вы понимаете к чему я клоню? Правильно, всякий раз, когда вы принимаетесь за что-то новое или возвращаетесь к чему-либо, спрашивайте себя: «…а движусь ли я в данный момент к своей цели? насколько важно то, что я сейчас делаю?».

Расстановка приоритетов

Да, верно, не все время можно планомерно двигаться вперед. В жизни есть еще место рутине и отдыху. Просто найдите свой баланс этих трех «корзин». И сделайте это осознанно, принимая всю ответственность.

Ведите учет времени

В какой пропорции вы сегодня тратили свое время на дела из трех «корзин»? Это нормально в связи с вашими целями?

А что конкретно было в «корзинах»? Может быть в списке есть дело, которое у вас по каким-то причинам отнимает много времени. Или эти операции появляются необоснованно часто. Не говорит ли это, что вы что-то неправильно запланировали или не умеете что-то делать?

Анализируйте. Ищите пути оптимизации. Управляйте корзинами. Непонятно что делали? Декомпозируйте.

Декомпозиция

Декомпозиция – вот магическое слово, которое помогает нам в управлении временем. Чем полезна декомпозиция? Когда мы смотрим на гору, то кажется, что туда не подняться. Но когда разделяем весь склон на отдельные отрезки и распределяем их по времени, то становится не так страшно. Трудно пришлось в прошлый день? Значит нужно отрезок пути чуть уменьшить – сделать легче. Но все равно продолжать двигаться! «Ешьте слона по кусочкам». Вам понятна метафора?

слонРазделяем на отдельные операции наши цели/задачи/проекты. И начинаем оптимизировать. Ведь каждую операцию можно оценить по времени. Можно «параллелить» несколько дел. Вот вам и получится одновременное движение к нескольким целям.

Не можете сделать все самостоятельно? Делегируйте (см. ниже).

Делегирование — инструмент тайм-менеджмента

Нельзя все пытаться сделать самому. Невозможно быть сразу везде и знать/уметь все. Поэтому делегируйте. Или покупайте время другого. Поверьте, проще заплатить профессионалу, чем тратить время и разбираться во всех тонкостях. Если вы, конечно, не хотите стать профессионалом именно в этой сфере.

Делегирование – процесс передачи полномочий и части власти по решению вашего вопроса. Вы лишь задаете параметры цели (ставите задачу), а исполнитель сам решает, как качественно и быстро ее достичь. Только не пытайтесь контролировать процесс. Ведь с точки зрения тайм-менеджмента вы будете тратить на это много времени.

Делегирование позволяет концентрироваться на главном. И учит нас четче ставить цели/задачи.

Способы реализовывать задач чтобы успевать многое

  • Пакетируйте задачи/операции по принципу похожести. Так вам не потребуется перенастраиваться (действуете, как на конвейере). За 2-3 операции вы выработаете шаблон действий.
  • Собирайте задачи в блоки длительностью по 15-20 минут Это осязаемое время, которое внутренне воспринимается монолитно. Увеличение цикла приведет к ощущению монотонности и быстро снизит вашу процессную мотивацию.
  • Перемежайте крупные и долгие дела более мелкими и быстрыми. Как в банке с огурцами помещается еще чеснок и пряности. Мелкие дела дают ощущение пестроты – быстрое получение осязаемого результата, наполненность дня. Крупные отвечают за «насыщение».

Есть еще один вариант как разбираться с делами – для тех, кто не любит следовать планам. Для вас подойдет вариант «Аврал»: взять и сделать все накопившиеся дела разом. Но сами понимаете, это не тайм-менеджмент.

Упражнения для управления временем

Как в быту научиться успевать многое? Несколько советов и упражнений поднимут ваш уровень тайм-менеджмента.

Упражнение «Копилки времени»

Используйте корзины/баночки или любые емкости. Названия можно использовать аналогичные тем, что я описал выше. Или придумайте свои. Например, работа-рутина-движение к целям-развлечения. Интересно, кстати, куда вы отнесете занятие спортом? Или, женщины, к какой корзине вы отнесете свой долгий макияж?

Итак, сделали корзины-копилки. Придумайте для себя валюту. Самый простой вариант – монеты. Всякий раз, когда вы потратили на что-то свое время (лучше брать время бодрствования за вычетом 1-1,5 часов), кладете монету в соответствующую корзину-копилку.

По истечении 2 или 3 недель подсчитайте сумму в каждой копилке (или количество монет, если применяли один номинал). В какой корзине оказалось больше? Это соотносится с вашими жизненными планами и ценностями? Не нужно ли что-то изменить?

Можно проделать еще такой трюк: деньги, оказавшиеся в корзине «движение к цели» можно потратить на себя – сделать подарок; деньги, которые оказались в корзине «развлечение/отдых» продолжайте копить или положите в банк. Когда-нибудь ваше безделье станет хорошей прибавкой к пенсии.

Упражнение «Званый ужин»

Представьте, что вам предстоит позвать гостей к себе домой. И вы хотите угостить их тремя блюдами. Вы знаете технологию приготовления каждого. Теперь продумайте способ, как за максимально короткое время приготовить это угощение (но не потеряв в качестве).

Как уже говорилось выше, один из приемов – делать параллельно несколько дел. Делить на задачи (что требует вашего участия) и процессы (что не требует вашего участия: например, поставили кастрюлю на огонь и ждем, пока закипит).

Чтобы успевать многое, выработайте привычку

Вырабатывайте в себе привычку (управлять временем). Не надо начинать с понедельника или пенсии. Старайтесь делать возможное сейчас. Найдите способ оптимизировать время рутинной задачи. Придумайте свой вариант составления плана. Просто, сделайте тайм-менеджмент игрой с самим собой, выработайте в себе полезные привычки.

Еще несколько советов про то, как сберечь свое время

  • Уменьшить количество соц.сетей в своей жизни, если от этого не зависит ваша жизнь (например, вы «продаете» в соц.сетях).
  • Не смотрите эфирное телевидение. Фильм длительностью 2 часа может растянуться до 2,5 часов. И после его окончания есть шанс, что вы «залипнете» еще на чем-то.
  • Не будьте перфекционистом. Не надо стараться делать или знать все идеально. Это никто не оценит кроме вас самих. Вкладывайте столько времени и усилий в достижение результата, сколько он того стоит.
  • Еще раз хочу сказать – концентрируйтесь на главном. Отбрасывайте, по возможности, все, что не движет вас в намеченном направлении. Воспитывайте в себе ориентацию на результат.
  • Не храните в своем доме вещи, которыми не будете пользоваться. Откладывать на потом, на «авось пригодится когда-нибудь» — трата времени и пространства. «Да, ладно –скажете вы – что-то психолог загнул… Можно же увезти на дачу.» Ага, вот вы и тратите свое время, чтобы отвезти эти вещи на дачу. Кто-то их еще сортирует (ведь надо же будет их там найти) – тоже трата времени. А потом еще потратите время чтобы разобрать сарай/чердак и выкинуть их.
  • При возможности, не езжайте на работу на своем авто за рулем. Даже полчаса «туда» и полчаса «обратно», используй вы их на чтение книг или изучение языка, сделали бы вашу жизнь более качественной. Если зло неизбежно, планируйте свою поездку. Позвоните родителям, запишите кошку к зубному, составьте список гостей на праздничный ужин (можно наговорить на диктофон или использовать приложение с распознаванием речи).

Тайм-менеджмент – все идет по плану?

Все это писалось для тех, кто готов в той или иной степени следовать планам. Кому комфортно управлять своей жизнью. У кого есть достаточно воли напрягать самого себя. Таким людям нужно только подсказать инструменты тайм-менеджмента.

А что делать, если этой воли нет? Признать это. Понять, что жизнь может быть интересной в процессе. Во всяком случае, стараться искать «плюшки» в процессе или отсутствии четкого сценария. «Ну да, не успел(а) что-то важное потому что…».

Можно научиться работать и получать удовольствие от аврального способа работы с жизненными и рабочими задачами. Важно, чтобы это был осознанный и принятый выбор.

Автор — Дмитрий Астафьев — индивидуальный психолог и бизнес-тренер.